Automatisierung zu mehr Produktivität und weniger Burnout
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Berichte über Massenentlassungen sind in diesen Tagen überall in den Schlagzeilen. Bis April 2023 stieg der Stellenabbau auf 270.416 – ein Anstieg um 396 % gegenüber dem Vorjahreszeitraum. Vor allem der Technologiesektor ist stark betroffen: In diesem Jahr wurden bisher 102 391 Stellen gestrichen, was einem Anstieg von 38 487 % entspricht.
Die andere Seite der Medaille, die nicht immer in den Schlagzeilen auftaucht, sind die Beschäftigten, denen es gelingt, ihre Stelle zu behalten. Neben der schwelenden Angst um ihre Karriere haben diese Mitarbeiter mit einem deutlich höheren Arbeitspensum zu kämpfen. In der Tech-Branche beispielsweise ist einem Bericht zufolge die Zahl der Wochenendstunden auf durchschnittlich 11,5 Stunden angestiegen – ein Anstieg um 31 %.
Als CEO von Jotform verstehe ich den Stress in diesen turbulenten Zeiten. Aber ich bin auch ein glühender Verfechter der Kraft der Ruhe. Die einzige Möglichkeit, diese beiden Realitäten zu überbrücken, besteht darin, die Produktivität durch Automatisierung zu steigern. Mithilfe von automatisierten Tools und Systemen können Mitarbeiter mehr erledigen, wenn sie „on“ sind, und sich völlig abschalten, wenn sie „off“ sind. Im Folgenden erfahren Sie, wie die Automatisierung sowohl dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter als auch dem Ihres Unternehmens dient.
1. Automatisierung steigert die Produktivität
In neuen Buch von Aytekin Tank schreibt er ausführlich über die Gefahren der Fleißarbeit – manuelle, routinemäßige, sich wiederholende Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber weder die Motivation steigern noch das Gefühl der Erfüllung vermitteln. Jeder von uns hat seine eigene Version von „busywork“, sei es die Rechnungsstellung, die Terminplanung, der E-Mail-Verkehr oder irgendeine andere Tätigkeit, die wir im Eiltempo erledigen wollen.
Die Wahrheit ist, dass manuelle Tätigkeiten Zeit kosten, vor allem, wenn man die verschiedenen menschlichen Fallstricke wie Ablenkung, Langeweile und schiere Vergesslichkeit berücksichtigt. Wir alle kennen das: Sie beschließen, ein paar schnelle E-Mails zu beantworten, bevor Sie sich einer kognitiv anspruchsvollen Aufgabe zuwenden, und plötzlich vergeht eine Stunde, und Sie sind geistig zu erschöpft, um Ihre wichtigere Arbeit in Angriff zu nehmen.
Mit Automatisierungstools – z. B. dem automatischen Ablegen von E-Mails, dem Speichern von Tabellenkalkulationen oder dem Organisieren eines Besprechungskalenders – werden Aufgaben, die normalerweise Minuten (oder Stunden) dauern, zuverlässig in Sekunden oder sogar Millisekunden erledigt. So bleibt uns mehr Zeit, um uns um die wichtigen Dinge zu kümmern.
Finden Sie heraus, was für Sie „busywork“ ist, unterteilen Sie es in einzelne Schritte und suchen Sie nach den besten Tools, um die sich wiederholenden Teile der Abfolge zu erledigen.
2. Je mehr Automatisierung, desto mehr Engagement
Fleißarbeit ist nicht nur ein Produktivitätskiller. Wenn sie uns die Zeit für die wichtigen Dinge raubt, zerstört sie auch das Engagement. Und angesichts der derzeitigen wirtschaftlichen Turbulenzen, die Arbeitnehmer um ihre Arbeitsplätze fürchten lassen, ist das Engagement prekärer und wertvoller denn je.
Wenn wir automatisieren, können wir uns mehr Zeit für die wichtigen Dinge nehmen – und je mehr Zeit wir für die wichtigen Dinge aufwenden, desto engagierter werden wir. Engagierte Mitarbeiter sind nicht nur zufriedener, sie schaffen auch bessere Kundenerlebnisse. Die Unternehmen wiederum können mehr für ihre Dienstleistungen verlangen. Das Fazit ist: Ein höheres Engagement ist ein Gewinn für alle – für Unternehmen, Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen.
Um herauszufinden, welche Arbeit für Sie am sinnvollsten ist, sollten Sie sich fragen, was Ihnen am meisten Spaß macht und was die größte Wirkung hat. Für mich sind das das Schreiben und die Strategieentwicklung auf hohem Niveau. Wenn Sie Journalist sind, könnte es das Verfassen von fesselnden Berichten sein. Für einen Designer könnte es das Brainstorming von kreativen und schönen Wegen zur Lösung eines Kundenproblems sein. Wenn Sie darauf hinarbeiten, so viele Arbeitsschritte wie möglich zu automatisieren, sollten Sie diese Vision der „sinnvollen Arbeit“ nicht aus den Augen verlieren. Sie wird Ihnen als Kompass auf Ihrem Weg zur Automatisierung dienen.
3. Top-down-Automatisierung stärkt Ihr Unternehmen
Die Vorteile der Automatisierung sind vielfältig: Sie steigert das Engagement und die Produktivität; sie überwindet menschliche Einschränkungen wie das Bedürfnis nach Ruhepausen, denn mit der Automatisierung können Sie sie einstellen und vergessen; sie minimiert Fehler; und sie etabliert Prozesse, die konsequent verfeinert werden können. Diese Liste ist nicht erschöpfend.
Aber hier ist der Haken: Automatisierung kann nicht in einem Vakuum etabliert werden. Ein einzelner Mitarbeiter kann kein Arbeitsumfeld schaffen, das die Automatisierung fördert. Um die Kraft der Automatisierung wirklich zu nutzen, müssen Automatisierungsstrategien und die damit verbundenen Protokolle von oben nach unten kommen.
Denken Sie an die Praxis, Zeit für intensive Arbeit zu blockieren. Wenn wir automatisieren, können wir diese wichtigen Zeitabschnitte herausschneiden und unseren Status auf „nicht verfügbar“ setzen. Aber ein Mitarbeiter kann nicht ohne die Kooperation seiner Kollegen von der Bildfläche verschwinden. Um diese Art von Arbeitsplatznorm erfolgreich zu etablieren, bedarf es des gegenseitigen Verständnisses und der Unterstützung durch das Management.
Als Führungskräfte können wir die Mitarbeiter dazu ermutigen, zu automatisieren und die Vorteile, die sich aus der Automatisierung ergeben, voll auszuschöpfen. Auf diese Weise ziehen alle an einem Strang.
Wenn jeder im Unternehmen sich selbst den Freiraum gibt, seine sinnvollste Arbeit zu verrichten, und gleichzeitig genügend Zeit für Ruhepausen hat, entsteht ein positiver Kreislauf. Die Arbeit wird zu ihrer eigenen Belohnung – und fühlt sich vielleicht sogar leichter an als je zuvor.
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